RGPD e COBIT: implementando conformidade ao RGPD e os princípios do COBIT5

Para as empresas já com uma estrutura de governança sólida, a batalha de conformidade já está meia ganha. Para aqueles sem uma estrutura formal, o RGPD pode-se tornar um grande impulsionador para adotar uma governança TI.

Os frameworks de governança, e numa linguagem comum, são estruturas de boas práticas projetadas para serem adaptáveis para um ambiente específico em que operam e geralmente suportam o teste do tempo, isto é, são aplicáveis independentemente do ambiente externo em mudança e das mudanças em tecnologias, podendo assim ajudar a responder a requisitos regulamentares e de conformidade, fornecendo métodos repetitivos.

Estes frameworks de governança estão focados em fornecer valor, garantindo a entrega de benefícios, otimizando riscos e recursos.

Embora existam inúmeras estruturas no mercado aplicáveis na implementação de um processo de conformidade ao RGPD, destaca-se uma ferramenta apropriada e útil: COBIT.

Esta estrutura simplesmente conhecida como COBIT tem as suas origens baseadas na confidencialidade, integridade, disponibilidade e garantia de informação que corresponde exatamente com o requisito referido no considerando 49 do RGPD: “(…) disponibilidade, a autenticidade, a integridade e a confidencialidade dos dados pessoais (…)”

A mais recente versão COBIT 5 concentra-se nos princípios de governança e gestão TI e é sem dúvida uma ferramenta fundamental na adoção de boas práticas para a realização de benefícios, otimização de riscos e otimização de recursos, bem como, fornecer uma estrutura para governar e gerir o programa de implementação de conformidade ao RGPD.

Há que pensar RGPD como uma oportunidade. Embora manter a conformidade seja oneroso, é claramente a abordagem correta, porque a razão pela qual as empresas existem é para criar valor para as partes interessadas, e bem aplicado, o RGPD será um importante contributo para aumentar valor.

controlgal_RGPD_data_protection

RGPD: Guia para a segurança dos dados pessoais

Precauções e ações básicas para implementar e garantir um nível mínimo de segurança dos dados pessoais da sua organização

A proteção dos dados pessoais exige a adoção de medidas técnicas e organizativas adequadas para assegurar um nível de segurança adaptado ao risco.

Essa abordagem permite uma tomada de decisão objetiva e a determinação de medidas estritamente necessárias e adaptadas ao contexto. No entanto, às vezes é difícil, quando não se está familiarizado com esses métodos, implementar essa abordagem e garantir que o mínimo tenha sido implementado.

Para ajudar os profissionais na conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), reunimos neste documento algumas das precauções básicas que devem ser implementadas sistematicamente.

Este guia poderá ser usado como parte da gestão de risco, mesmo mínimo, consistindo em quatro etapas.

Mapear os dados pessoais ​​e o media em que se baseiam:

  • hardware (exemplo: servidores, computadores portáteis, discos rígidos);
  • software (exemplo: sistema operativos, software de gestão ERP, CRM);
  • canais de comunicação (exemplo: Internet);
  • suporte em papel (exemplo: documento impresso, fotocópia).

Avaliar os riscos gerados por cada tratamento:

  1. Identificar os impactos potenciais sobre os direitos e liberdades dos titulares afetados, para os seguintes três eventos:
    • acesso ilegítimo aos dados (exemplo: roubo de identidade resultante da divulgação das folhas de pagamento de salários dos funcionários de uma empresa);
    • modificação indesejada de dados (exemplo: acusação indevida de uma pessoa após a modificação de logs de acesso);
    • desaparecimento de dados (exemplo: a não deteção de um diagnóstico devido à impossibilidade de aceder ao registo de um doente).
  1. Identificar as fontes de risco (quem ou o que poderia estar na origem de cada evento?) – Levando em consideração fontes humanas internas e externas (exemplo: técnico de TI, utilizador, acesso externo indevido) e origens externas (exemplo: água, materiais perigosos, vírus informáticos).
  1. Identificar ameaças viáveis (o que poderia permitir que cada evento de ameaça ocorra?). Essas ameaças são realizadas através dos suportes de dados automatizados e não automatizados (exemplo: hardware, software, canais de comunicação, suporte de papel, etc.), que podem ser:
    1. mal utilizado (exemplo: abuso de direitos, erro de manipulação);
    2. modificado (exemplo: instalação de software malicioso);
    3. perdido (exemplo: roubo de um computador portátil, perda de uma pen USB);
    4. observado (exemplo: screenshot);
    5. deteriorado (exemplo: degradação de um suporte lógico devido ao desgaste);
    6. sobrecarregado (exemplo: disco rígido cheio).
  1. Determinar medidas existentes ou planeadas que abordem cada risco (exemplo: controle de acesso, backups, rastreabilidade, segurança das instalações, criptografia, anonimização).
  1. Estimar a gravidade e a probabilidade dos riscos, com base nos elementos precedentes (exemplo: criar uma graduação para usar na estimativa).
  1. Implementar e verificar as medidas planeadas. Se as medidas existentes e previstas forem consideradas apropriadas, deve ser assegurado que elas sejam aplicadas e monitoradas.
  1. Realizar auditorias de segurança periódicas.Cada auditoria deve resultar num plano de ação que deve ser implementado.

Carlos Silva

Certified Data Protection Officer

Membro da  APDPO – PORTUGAL – Associação dos Profissionais de Proteção e de Segurança de Dados

RGPD - Accountability

RGPD – Prova e Evidência de Cumprimento (Accountability)

RGPD / GDPR – Prova e Evidência de Cumprimento (Accountability)

O regulamento exige que os responsáveis pelo tratamento apliquem medidas adequadas para assegurar e comprovar

Um cliente perguntou-me: “Accountability é para fazer o quê?” – Pois, é…muito trabalhinho! O Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) exige que seja implementado um programa de conformidade capaz de monitorizar a conformidade em toda a organização e demonstrar às autoridades de proteção de dados e aos titulares dos dados que todos os dados pessoais estão em segurança. Identifiquei 39 artigos sob o RGPD que exigem a evidência de uma medida técnica ou organizacional para demonstrar a conformidade. Daqui podem ser mapeadas

55 atividades que, se implementadas, podem produzir documentação que ajudará a demonstrar o cumprimento contínuo com obrigações de conformidade. Até 25/05/2018 não vai ser fácil para as organizações!

Carlos Silva

A avaliação de impacto de risco pode comprovar a conformidade com o RGPD?

A avaliação de impacto de risco pode comprovar a conformidade com o RGPD?

O regulamento exige que os responsáveis pelo tratamento apliquem medidas adequadas para assegurar e comprovar a conformidade com o RGPD tendo em conta, entre outros, «os riscos para os direitos e liberdades das pessoas singulares, cuja probabilidade e gravidade podem ser variáveis» (artigo 24.º, n.º 1).

A avaliação de impacto de risco (AIPD) ou Privacy Impact Assessment (PIA) deve ser realizada para os tratamentos que apresentem riscos de violação de privacidade face à sua natureza ou âmbito das atividades desenvolvidas, permitindo que as entidades encontrem problemas nas fases iniciais de qualquer projeto, reduzindo os custos associados e danos à reputação que podem acompanhar uma violação das leis e regulamentos de proteção de dados pessoais.

Aqui destaco a importância da obrigação recair sobre os responsáveis pelo tratamento, de realizarem uma AIPD, não sendo a mesma da responsabilidade do Encarregado da Proteção de Dados (EPD/DPO).

Uma única AIPD pode ser utilizada para avaliar múltiplas operações de tratamento que sejam semelhantes em termos de natureza, âmbito, contexto, finalidade e riscos e uma AIPD também pode ser útil para avaliar o impacto na proteção de dados de um produto tecnológico, como por exemplo um programa informático gestão de RH, tanto na fase de desenvolvimento como na fase de implementação.

Uma vez que a realização da AIPD implica a avaliação do impacto das operações de tratamento, tem também a vantagem de promover implicitamente o cumprimento do Código de Conduta estipulado no art.º 40 do RGPD.

RGPD / GDPR – Direito ao apagamento dos dados (“direito de ser esquecido”)

RGPD / GDPR – Direito ao apagamento dos dados (“direito de ser esquecido”)

A nova lei está em vigor desde 27/04/2016 e será aplicável a partir de 25/05/2018. As empresas têm que preparar-se para estarem em conformidade com a nova lei sob pena de sofrerem pesadas coimas. Este espaço temporal de 2 anos, entre a entrada em vigor e a aplicabilidade, é um período de transição concedido às empresas para detalhar e implementar todos os processos de conformidade com o RGPD. Estes passos serão fundamentais para poder cumprir as novas exigências na recolha e tratamento de dados pessoais.

Hoje destaco o direito ao “esquecimento” , ou seja, quando um cidadão solicita que a sua informação de dados pessoais seja removida ou apagada. A organização tem um prazo de um mês para apagar os dados pessoais de todos os suportes automatizados e não automatizados.

Como fazer? E na questão laboral, como resolver esta questão? Vou apagar todos os dados do trabalhador? E então, os testes psicotécnicos são dados de saúde, com tratamento especial e com coimas mais elevadas por não conformidade no tratamento? E estatisticamente fico sem esta informação dos trabalhadores? E os trabalhadores que manuseiam estes dados têm que ter formação obrigatória? E vou apagar os dados nos backups? (…)

Pois é, a conformidade com este direito tem gerado grandes desafios nas empresas onde tenho prestado serviços de formação RGPD ou serviços de implementação RGPD. Porquê? Porque não se cinge a questões legais e IT, mas à gestão de processos de negócio. Eu posso ajudar neste caminho rumo à conformidade plena com o RGPD.

Carlos Silva

RGPD / GDPR – Data Controller VS Data Processor – Quais as diferenças e quais as responsabilidades?

RGPD / GDPR – Data Controller VS Data Processor – Quais as diferenças e quais as responsabilidades?

Uma das questões que tem gerado dúvidas nas organizações com as quais eu tenho trabalhado na implementação do novo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) é a responsabilidade em relação aos dados pessoais que a “nossa organização armazena, mas que são processados pelos nossos clientes”. No âmbito do novo RGPD, levanta-se a questão, quais as responsabilidades dessas organizações?

O novo regulamento (RGPD) será aplicado diretamente em cada país da União Europeia (EU) e a países não pertencentes à UE que armazenem dados pessoais dos cidadãos de países UE, permitindo assim consistência das regras entre os países sobre os direitos da privacidade dos cidadãos.

Data controller  e  Data processor – O que significa?

De acordo com o artigo 4º do RGPD diferentes funções são identificadas do seguinte modo:

  • Data controller (Controlador) – Qualquer organização que decide como e porque é que os dados são processados. Considera-se a pessoa física ou jurídica, a autoridade pública, a agência ou outro órgão que, isoladamente ou em conjunto com outros, determina os propósitos e meios de processamento de dados pessoais.
  • Data Processor (Processador) – A pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, a agência ou qualquer outro organismo que trate os dados pessoais por conta do responsável pelo tratamento destes (subcontratante). Significa pessoa física ou jurídica, autoridade pública, agência ou outro órgão que processa dados pessoais em nome do controlador.

Assim, as organizações que determinam os meios de processamento de dados pessoais são controladores, independentemente de recolherem diretamente os dados das pessoas em questão. Por exemplo, um banco (controlador) recolhe os dados de seus clientes quando eles abrem uma conta, mas é outra organização (processador) que armazena, digitaliza e cataloga todas as informações produzidas pela entidade bancária. Essas empresas podem ser Datacenters ou empresas de gestão e custódia de documentos. De acordo com RGPD, ambas as organizações (controlador e processador) são responsáveis ​​pelo tratamento dos dados pessoais desses clientes.

Quais são as responsabilidades dos controladores?

De acordo com o artigo 5º do RGPD, o controlador deve ser responsável e poder demonstrar o cumprimento dos princípios relativos ao tratamento de dados pessoais, sistematizando: legalidade, equidade, transparência, minimização de dados, precisão, limitação de armazenamento, integridade, e confidencialidade.

Quais são as responsabilidades dos processadores?

De acordo com o artigo 28.º do RGPD, o tratamento pode ser efetuado em nome de um controlador, mas este só deve subcontratar apenas os processadores que forneçam garantias suficientes de cumprimento do RGPD, isto é, processadores que tenham evidências da implementação das medidas técnicas e organizacionais adequadas de tal forma que o processamento satisfaça os requisitos do regulamento.

Isto significa que, qualquer empresa da UE ou de fora da UE, como controlador ou processador, terá de implementar os controlos necessários para garantir que estes estejam em conformidade com o RGPD, porque a responsabilidade é de ambos e as multas podem ser aplicadas a ambos, aos controladores e processadores.

De acordo com o artigo 83.º, serão aplicadas multas em relação ao “grau de responsabilidade do controlador ou do processador, levando em consideração as medidas técnicas e organizacionais implementadas por eles”.

RGPD / GDPR – Passagem de um regime de Hetero regulação para um regime de Autorregulação

RGPD / GDPR – Passagem de um regime de Hetero regulação para um regime de Autorregulação

No âmbito da aplicação do novo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) a partir de 25.05.2018 e no novo modo de relacionamento das empresas com a autoridade nacional de supervisão competente – CNPD Comissão Nacional Proteção de Dados, podemos falar naquilo que chamamos uma mudança de paradigma. Iremos passar de um modelo de hetero regulação para um modelo de autorregulação.

Esta mudança coloca a todas as entidades, sejam elas organismos públicos ou empresas do setor privado, um novo de desafio na responsabilidade e na conformidade da proteção e na privacidade dos dados pessoais das pessoas singulares.

Pela Lei de Proteção de Dados 67/98, em vigor até à aplicação do novo Regulamento, temos o modelo da heteroregulação, o que quer dizer que se uma empresa decidir fazer a recolha e o tratamento de dados pessoais tem como obrigação notificar a CNPD antes dessa recolha e respetivo tratamento, utilizando para isso os respetivos formulários disponíveis no site da autoridade.

Estamos a falar de situações como o caso da instalação de sistemas de videovigilância, ou controle dados biométricos nos sistemas de controlo de acessos e nos sistemas de controlo de assiduidade, assim como num conjunto de outras situações, como por exemplo a geolocalização, no controlo do uso da internet pelos colaboradores. Esta notificação também abrange qualquer alteração que ocorrer nesse tratamento.

Com o novo Regulamento é eliminada essa obrigatoriedade de notificação. Por um lado podemos dizer que há um eliminar de uma fase burocrática e administrativa, por outro lado, representa uma maior responsabilidade das organizações que realizam tratamentos de dados pessoais.

Ao fazer esta notificação à CNPD, a empresa estava a conseguir uma decisão de conformidade ao dar as garantias dessa recolha e tratamento de dados por uma entidade externa, que ela mesma instalava e fiscalizava o sistema de coleta e tratamento dos dados. E se essa entidade fornecedora do sistema dizia que estava conforme, então as organizações estavam em conformidade e tranquilas a partir do momento que notificavam a CNPD.

Pelo novo Regulamento, são as organizações que terão assegurar, e demonstrar, que estão em conformidade com o RGPD. Portanto, há aqui um novo conjunto de obrigações que terão que ser asseguradas pelos responsáveis pelo tratamento e pelos subcontratantes.

O Regulamento exige que os responsáveis pelo tratamento apliquem medidas adequadas para assegurar e comprovar a conformidade com o RGPD tendo em conta, entre outros, «os riscos para os direitos e liberdades das pessoas singulares, cuja probabilidade e gravidade podem ser variáveis» (artigo 24.º, n.º 1).

Neste sentido, o documento Privacy Impact Assessment (PIA) apresenta-se como o elemento principal para a conformidade com esta nova responsabilidade. Nesta avaliação a organizações deverão descrever com detalhe, por exemplo, todas as operações de tratamento de dados pessoais. E este estudo tem que estar disponível, porque num âmbito de uma inspeção, a CNPD vai solicitar esse repositório. Nesta situação, a inexistência deste documento apresenta-se como uma agravante para a aplicação de sanções.

Estamos assim a falar de um novo modelo de autorregulação e numa inversão do ónus da prova. Ou seja, antes teria que ser uma pessoa a comprovar que determinada entidade não cumpria a legislação da proteção de dados pessoais, com o novo modelo do Regulamento, terá que ser a organização a demonstrar e provar que cumpre o Regulamento e que nada fez de errado e que o tratamento está em conformidade. Daí se falar numa responsabilidade demonstrada.

Saiba como poderá ajudar a sua organização a dar o salto para a conformidade. Para uma avaliação primária da situação atual face ao RGPD, análise processual e tecnológica da empresa ou para assistir às próximas sessões de formação e sensibilização RGPD.