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No seguimento das sessões de formação de sensibilização e de consultoria na implementação do Sistema Gestão de Privacidade da Dados (SGPD), focando as obrigações e a forma de obter a conformidade ao Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE (RGPD), que tenho ministrado em escolas, decidi neste artigo referir alguns dos novos desafios que se colocam aos estabelecimentos escolares.

O RGPD traz novos direitos para que os residentes europeus tenham controle sobre seus dados pessoais. O RGPD reúne o melhor destas leis individuais e cria uma única regulamentação pan-europeia que cria consistência para os indivíduos na proteção e controle de seus dados pessoais e pode ser facilmente implementada em toda a UE pelos fornecedores de serviços e bens. Além disso, é uma oportunidade para todas as organizações melhorarem a segurança da informação pela qual são responsáveis, seja informação empresarial, de negócio, dados pessoais ou de qualquer outra natureza administrativa/financeira e assim também aproveitar a oportunidade para tomar novas medidas para garantir a segurança de toda a informação. De referir que a digitalização de processos, da informação e dos negócios, a segurança passa a ter um nível de exigência sem precedentes.

Os nossos filhos são talvez a comunidade mais importante para a qual este novo regulamento ajuda a fornecer novas proteções. À medida que as crianças usam cada vez mais aplicativos online, e como nossas escolas estão usando novas tecnologias inovadoras online na sala de aula, essas novas proteções dos dados pessoais são bem-vindas.

O tratamento de dados pessoais dos nossos filhos tem que ser realizado de forma confiável. O fundamento dessa confiança é construído em torno dos princípios do RGPD.

Qualquer estabelecimento escolar que pretenda coletar e tratar dados dos alunos deve fornecer uma base jurídica para essa ação. Se o consentimento for usado como base legal para o processamento de dados, o consentimento deve ser fornecido por uma pessoa com responsabilidade parental se a criança tiver menos de 13 anos. De notar que o aviso de consentimento e privacidade deve ser escrito em linguagem simples que possa ser entendida por crianças e por quem tem a responsabilidade parental.

Para as escolas que usam serviços online na sala de aula, serviços de e-mail, redes sociais, colaboração de documentos e material didático online, será necessária uma atenção especial para garantir que os serviços utilizados sejam totalmente compatíveis com o RGPD.

Alguns passos importantes:

Sensibilizar

·        Certificar que os pessoais docentes e não docentes dentro da escola estão cientes das novas regras de proteção de dados pessoais ao abrigo do RGPD

·        Estar ciente das implicações ao nível da responsabilidade da gestão do estabelecimento escolar por não estar em conformidade com as obrigações do RGPD

·        Realizar ações de formação para que as pessoas entendam as mudanças dentro da escola

Nomear um Encarregado de Proteção de Dados (DPO), se necessário

O RGPD exige que as organizações nomeiem um Encarregado de Proteção de Dados (DPO) obrigatório somente em determinadas circunstâncias (artigo 37º).

Esta função pode ser desempenhada por um elemento interno da organização ou pode ser contratada a uma entidade externa.

Nas situações em que não seja mandatório nomear um DPO, na minha opinião, é sempre recomendável nomear um ponto de contato, alguém interno ou externo por subcontratação, que seja o responsável por informar e aconselhar a empresa sobre a conformidade da proteção de dados, aconselhar sobre a avaliação do impacto da proteção de dados, monitorizar a conformidade da proteção de dados, ministrar formação, realizar auditorias relacionadas com esta área e cooperar e atuar como ponto de contacto com os titulares dos dados e com as autoridades de controlo da proteção de dados.

Considere os dados que a escola possui e o que faz com esses dados

·        Realizar um mapeamento e inventariação dos dados pessoais que a escola atualmente possui, dos tratamentos e dos fluxos de dados pessoais para terceiros. É provável que isso implique uma auditoria completa de proteção de dados.

·        Rever a base jurídica para processar os dados pessoais que a escola possui. Por exemplo, a escola obteve o consentimento dos pais / funcionários ou o processamento necessário para que a escola cumpra suas obrigações legais?

Note que crianças menores de 16 anos não podem “consentir” o processamento de seus dados pessoais.

Rever procedimentos existentes

Rever como a escola procura, obtém e registra dados pessoais e o consentimento dos titulares dos dados.

Alguns pontos a considerar:

·        A escola possui sistemas adequados para corrigir ou apagar dados a pedido de um indivíduo?

·        Tem procedimento para responder a uma solicitação de acesso, oposição ou esquecimento?

·        Há políticas e procedimentos que permitam avaliar e gerir os riscos?

·        Existe procedimentos para tratamento de dados pessoais não automatizados?

·        Os sistemas garantem a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados?

·        Consegue-se detetar qualquer violação de dados logo que ocorra e comunicá-la em 72 horas?

Por fim, não basta fazer, há que demonstrar:

·        Conseguimos recolher evidências e demonstrar que cumprimos com o RGPD?

O ponto de partida para esta missão é garantir que as escolas tenham as técnicas e as medidas organizacionais de que precisam para ser seguras e produtivas no nosso mundo digitalmente transformador e que cumpram as obrigações do novo regime do RGPD.